De softwarebehoeften van je bedrijf kunnen om veel verschillende redenen veranderd zijn. Daarom hoef je niet te wachten om te vervangen totdat de software bijna leidt tot de ondergang van je bedrijf. Als je software traag werkt, vaak bugs heeft, crasht of simpelweg niet meer kan leveren wat er van verwacht wordt, is het tijd. Naast het oplossen van de eerder genoemde problemen, behaal je vele andere voordelen met nieuwe software: bijvoorbeeld kostenbesparing door het automatiseren van taken, het verhogen van de efficiëntie en productiviteit van werknemers, het verbeteren van bedrijfsprocessen en de communicatie met klanten, leveranciers en partners. Maar hoe vervang je de software van je bedrijf en behaal je de beste resultaten?

Tip 1: Documenteer je bedrijfsproces

Voordat je een besluit neemt over het veranderen van de software, wil je als bedrijf een duidelijk beeld hebben van je bedrijfsproces. Met een grondige analyse en een helder overzicht van je bedrijfsproces, krijg je ook een duidelijk beeld van de probleemgebieden die door software kunnen worden verbeterd. Welke taken moeten worden geautomatiseerd? Welke soorten software zullen je bedrijf het meeste voordeel bieden? Door het bedrijfsproces te analyseren, weet je welk soort software je bedrijf nodig heeft voor het beste resultaat.

Tip 2: Maak een lijst van de benodigdheden

Het lijkt zo vanzelfsprekend, maar het wordt vaak vergeten: een lijst van plus- en minpunten. Op basis van je bedrijfsproces, zorg dat je de 'must have' softwarebehoeften duidelijk opsomt. Op basis van deze softwarebehoeften kun je het juiste type software kiezen: standaard of op maat. Standaard softwarepakketten zijn vaak een veilige keuze omdat ze veel worden gebruikt, dat wil zeggen goed onderhouden. Echter, het probleem is vaak dat ze niet naadloos passen bij je specifieke bedrijfsproces. Met op maat gemaakte software kun je er zeker van zijn dat het aansluit bij de behoeften van je bedrijf, maar het kost meer tijd in zowel productie als onderhoud. Door van tevoren de plus- en minpunten af te wegen, voorkom je dat je achteraf met de verkeerde software eindigt.

Tip 3: Overweeg de kosten

Naast de bovengenoemde voor- en nadelen van de verschillende soorten software, blijft één ding altijd centraal staan in een bedrijf: kosten. Het vervangen van software brengt kosten met zich mee, en daarom wil je deze ook ruim van tevoren in kaart brengen. Een standaard softwarepakket is in de meeste gevallen goedkoper dan op maat gemaakte software, maar dat zijn slechts de vaste kosten. Bij het vervangen van je software moet je ook rekening houden met de extra ondersteuningskosten, toekomstige updates en eventuele benodigde hardware. In dat geval kan specifiek voor je bedrijf ontwikkelde software goedkoper zijn, omdat het bijvoorbeeld minder ondersteuning, updates of nieuwe hardware vereist. Dus ook de kosten spelen een belangrijke rol bij de juiste keuze voor softwarevervanging.  

Tip 4: Koop de juiste licenties

Als je de stap neemt om de software in je bedrijf te vervangen, wil je ook dat deze lang meegaat. Let daarom goed op de licenties die je bij de software krijgt om ervoor te zorgen dat je authentieke software en bewijs van eigendom hebt. Verder wil je dat de licentie van je software aansluit op de softwarebehoeften binnen je bedrijf. Er zijn bijvoorbeeld licenties per apparaat, per gebruiker of per locatie. Per apparaat, de meest voorkomende licentie, kan op een enkel apparaat worden geïnstalleerd en gebruikt. Een licentie per gebruiker betekent dat meerdere gebruikers de software tegelijkertijd kunnen gebruiken, tot een maximaal aantal gebruikers. De site-licentie is de ruimste en heeft bijna geen beperkingen per locatie. Zorg ervoor dat je goed kijkt naar de meest geschikte licentie voor de IT-behoeften van je bedrijf.

Tip 5: Creëer een langetermijnstrategie

Creëer een langetermijnstrategie waarin de toekomstige technologische behoeften van het bedrijf worden opgenomen. Denk aan veranderingen bij klanten, personeel, producten en diensten. Je wilt dat je software in staat is om evenredig mee te schalen met de groei van je bedrijf. Mogelijke nieuwe technologische trends kunnen ook invloed hebben op je software, en moeten daarom in de langetermijnstrategie worden opgenomen. Zoals eerder vermeld, is het updaten van de software vaak een grote stap, dus je wilt dit zo min mogelijk doen. Door zoveel mogelijk rekening te houden met eventuele veranderingen, kun je de volgende verandering van software zo ver mogelijk de toekomst in verschuiven.

Heb je persoonlijk advies nodig over de meest geschikte software voor je bedrijf? Volg dan onze Discovery Workshop. Wil je dat je software volledig op maat wordt gemaakt door ervaren, professionele programmeurs? Bij SevenLab staan we voor je klaar. Stuur ons gerust een chat, bel, e-mail, of kom langs op kantoor. De koffie staat klaar!