Het digitaliseren van historische contractkennis met AI

In de concurrerende wereld van industriële apparatuur kan effectief contractbeheer net zo belangrijk zijn als de kwaliteit van de apparatuur zelf. Logis/Mitsubishi Forklift Trucks, met hun toonaangevende elektrische voertuigen, stonden voor de uitdaging om waardevolle informatie te halen uit duizenden gescande historische contracten. Door samen te werken met SevenLab, hebben ze hun benadering van contractgegevensbeheer gerevolutioneerd.

De Uitdaging

Logis/Mitsubishi Forklift Trucks hadden een aanzienlijk archief van gescande contractdocumenten opgebouwd gedurende tientallen jaren van operaties. De traditionele aanpak voor het verkrijgen van informatie uit deze documenten was:

• Zeer tijdrovend, wat handmatige beoordeling en data-invoer vereiste

• Gevoelig voor transcriptiefouten en inconsistenties

• Duur in termen van menselijke middelen

• Niet in staat om documentinformatie effectief om te zetten in bruikbare bedrijfsinformatie

• Ingewikkeld vanwege verschillende contractformaten en de kwaliteit van gescande documenten

"Onze contracten bevatten waardevolle historische informatie over prijzen, serviceovereenkomsten en klantrelaties, maar deze gegevens zaten eigenlijk vast in gescande documenten," legt een Logis/Mitsubishi-vertegenwoordiger uit. "We hadden een oplossing nodig die deze informatie betrouwbaar kon extraheren en omzetten in gestructureerde gegevens die zakelijke beslissingen konden ondersteunen."

De Oplossing

SevenLab's aanpak van deze uitdaging toont de kracht aan van het combineren van geavanceerde OCR-technologie met gespecialiseerde AI voor contractanalyse. Het team ontwikkelde een intelligent documentverwerkingssysteem dat kon:

• Verschillende soorten gescande contractdocumenten verwerken, ongeacht de leeftijd of kwaliteit

• Mistral OCR-technologie gebruiken om documentafbeeldingen nauwkeurig om te zetten in tekst

• Belangrijke contractmetadata identificeren en extraheren met behulp van AI-analyse

• De geëxtraheerde informatie structureren in een gestandaardiseerd databaseformaat

• Geëxtraheerde gegevens verbinden aan originele documenten voor verificatie en referentie

Het implementatieproces volgde de bewezen methodologie van SevenLab, te beginnen met een gedetailleerde analyse van contracttypen en kritieke gegevensvelden. Het systeem werd vervolgens verfijnd door continue ontwikkelingscycli, met regelmatige updates en verbeteringen op basis van extractienauwkeurigheid en veranderende zakelijke behoeften.

Technologische Innovatie

De gespecialiseerde AI-agent in het hart van de oplossing gebruikt geavanceerde OCR- en natuurlijke taalverwerkingstechnologieën om documentafbeeldingen om te zetten in waardevolle gestructureerde gegevens. Het systeem kan:

• Documenten van verschillende kwaliteit verwerken, waaronder oudere gescande contracten

• Belangrijke metadata extraheren zoals contractwaarden, looptijden, verlengingsvoorwaarden en speciale condities

• Entiteitsinformatie herkennen, inclusief klantgegevens en contractondertekenaars

• Geëxtraheerde informatie standaardiseren voor verschillende contractformaten

• Leren van feedback om de extractienauwkeurigheid te verbeteren voor specifieke documenttypen

Resultaten en Impact

De implementatie van SevenLab's door AI aangedreven OCR- en contract extractiesysteem heeft het contractbeheer van Logis/Mitsubishi op verschillende belangrijke manieren getransformeerd:

• Foutreductie: Automatische extractie heeft het aantal fouten bij gegevensinvoer aanzienlijk verminderd

• Kostenefficiëntie: Verminderde vereisten voor handmatige verwerking hebben de operationele kosten verlaagd

• Verwerkingssnelheid: Contractinformatie is binnen enkele minuten beschikbaar in gestructureerd formaat in plaats van dagen

• Business Intelligence: Gestructureerde contractgegevens maken krachtige analyse en rapportage mogelijk

• Verbeterde besluitvorming: Management heeft beter zicht op contractpatronen en trends

Toekomstige Ontwikkelingen

Het succes van deze eerste implementatie heeft mogelijkheden geopend voor verdere door AI gedreven verbeteringen in de operaties van Logis/Mitsubishi. SevenLab blijft nauw samenwerken met het bedrijf om aanvullende kansen voor innovatie te identificeren, waaronder voorspellende analyses voor contractvernieuwingen en geautomatiseerde compliantiecontrole op basis van regelgeving.

Dit project is een voorbeeld van SevenLab's vermogen om praktische AI-oplossingen te leveren die waarde ontsluiten uit legacy documenten. Door hun technische expertise te combineren met een diepgaand begrip van contractbeheerbehoeften, heeft SevenLab Logis/Mitsubishi geholpen historische documenten om te zetten in strategische activa terwijl de operationele efficiëntie werd verbeterd.